Corona-Krise und IT: Digitalisierung als Innovationsmotor

Aktuell bestimmt Corona beinahe alle Bereiche unseres Lebens. Sowohl Privatpersonen als auch Unternehmen stehen vor vielen Herausforderungen. Die Arbeitsorganisation hat sich in Richtung Homeoffice verschoben. Um den nötigen Abstand zu wahren und trotzdem die Kommunikation und die Arbeitsabläufe im Arbeitsalltag weiterzuführen, vielleicht sogar zu verbessern, helfen uns nützliche digitale Technologien und Strukturen. Viele Unternehmen nehmen jedoch Budget-Kürzungen in der Krise vor und nehmen sich somit die Möglichkeiten die Digitalisierung voranzutreiben. Die Lage könnte jedoch helfen, gezielter und stringenter zu modernisieren, als es bisher der Fall war und die digitale Transformation im Mittelstand jetzt voranzutreiben. Auch entwickeln sich in solch außergewöhnlichen Zeiten oft innovative Vorgehensweisen, welche den Unternehmen eine fortschrittliche Basis für die Zukunft legen können. Im Folgenden stellen wir Ihnen eine Liste mit den größten IT-Hebeln für eine erfolgreiche Zeit während Corona vor – und auch für die Zeit danach.

Sich online positionieren und Vertriebswege aufdecken

Einer der wichtigsten Hebel ist wohl das Angebotsportfolio an die aktuelle Position anzupassen, zu digitalisieren und mit E-Commerce eventuelle Umsatzverluste auszugleichen. Und das sollte vor allem im B2C-Geschäft so schnell wie möglich umgesetzt werden.

Neben der Distribution über die eigene Webseite, können beispielsweise Rabattaktionen in Kombination mit Online-Marketing-Maßnahmen wie Newsletter und Social-Media-Kampagnen für schnelle Abverkäufe sorgen. Auch kann die Kommunikation, durch interaktive Features wie Live-Chat oder Live-Streaming auf Social-Media-Plattformen gepusht und ausgebaut werden. Für Bestandskunden bietet es sich an über Loyalty-Systeme mit den Kunden in Kontakt zu bleiben, ihnen klar zu kommunizieren, dass man „für Sie da ist“ und gleichzeitig aufzuklären, was man ihnen momentan anbieten kann. Da besonders Marktplätze wie Amazon, Alibaba und Co. als Gewinner der Krise hervorgehen, kann es ebenso sinnvoll sein – auch entgegen Ihrer aktuellen Strategie – in Betracht zu ziehen, diese Kanäle für das eigene Geschäft zu nutzen und als ergänzenden Verkaufskanal in ihrer E-Commerce-Strategie zu integrieren.

Neben den strategischen Anpassungen sind auch technische Belange, wie etwa die Sicherstellung von ausreichender Serverkapazität, von zentraler Bedeutung. Denn auch bei großen Besucherzahlen, muss der Online Shop oder die E-Commerce Plattform eine hervorragende Performance bieten.

Die richtige Homeoffice-Ausstattung für Mitarbeiter

Um effizientes Arbeiten von zu Hause aus zu ermöglichen ist es essentiell, Ihren Mitarbeitern die richtige Hardware und Software zu Verfügung zu stellen. So braucht jeder Mitarbeiter einen eigenen PC oder Laptop, aber auch externe Monitore oder Headsets erleichtern das Arbeiten ungemein. Wichtig hierbei ist, dass nötige Datenschutz und Sicherheitsstandards beachtet werden, beispielsweise, dass Mitarbeiter nur mit kennwortgeschützter VPN-Verbindung auf das Unternehmensnetzwerk zugreifen können oder sämtliche Hardware verschlüsselt ist.

Um ergonomisches Arbeiten auch im Homeoffice zu ermöglichen ist es wichtig, Ihren Mitarbeitern die nötigen Mittel wie passende Schreibtischstühle oder höhenverstellbare Tische zur Verfügung zu stellen. Welche weiteren Punkte wichtig sind, erfahren Sie in unserem Blogbeitrag zur perfekten Homeoffice Ausstattung.

Investition in effiziente Kommunikationstools

E-Mails, Skype oder gar Telefon? Neben der Auswahl eines geeigneten Chat-Tools, welches die interne Kommunikation verbessert und effizienter macht, ist es ebenso wichtig zu definieren, welche Kommunikation über welche Kanäle laufen soll. So ist es wichtig, Ihre Mitarbeiter ausreichend zu schulen, welche Aufgaben über offizielle Kommunikationstools und welche über informelle Tools laufen sollen. Auch ist wichtig, in welchem Zeitrahmen auf beispielsweise interne Nachrichten geantwortet werden soll, denn für manche wird innerhalb einer Stunde als schnell genug gelten, andere wiederrum sehen vielleicht am gleichen Tag noch als ausreichend an.

Als interne Kommunikationstools werden häufig Microsoft Teams, Zoom oder Slack eingesetzt, wichtig ist, dass Sie frühzeitig austesten welches Tool ihren Datenschutzstandards entspricht und welches Kostenmodell das beste Kosten-Nutzen-Verhältnis für Sie bietet. Auch Projektmanagementtools wie Trello, Monday oder Asana können hilfreich sein.

Nur zufriedene Mitarbeiter sind gute Mitarbeiter

In Zeiten von wenigen sozialen Kontakten außerhalb des digitalen Raumes (wie es aktuell auch sehr richtig und wichtig ist), kann dies für Mitarbeiter oft sehr frustrierend sein und somit die Arbeitsmotivation deutlich verringern. Mit kleinen Tipps können Sie dem entgegensteuern. So machen beispielsweise manche Unternehmen virtuelle Kaffeepausen oder Yoga, um den Teamzusammenhalt zu stärken. Neben solchen „Freizeit-Angeboten“ können auch, auf die Arbeit bezogen, wöchentliche virtuelle Teammeetings helfen, aktuelle Prioritäten und Probleme bei bestimmten To-Do‘s zu besprechen. Durch die vermehrte Kommunikation zwischen zwei Einzelpersonen via Online-Tools gehen oft Informationen verloren, die für das ganze Team wichtig gewesen wären. Durch die virtuellen Teammeetings können oft gemeinsam Lösungsansätze gefunden werden und die Mitarbeiter dadurch in Verbindung bleiben.

Cloud-Nutzung und effiziente IT-Infrastruktur

Egal, ob langjährig bestehendes Unternehmen oder frisch gegründetes Start-up: Die IT-Infrastruktur eines jeden Unternehmens muss zu den Anforderungen und Bedürfnissen des Geschäfts passen. Um erlässliche Informationen zu Lagerbeständen, Lieferterminen oder Personalverfügbarkeit in den weltweiten Niederlassungen und Produktionsstandorten zu erlangen und Transparenz, Nachvollziehbarkeit und Prognosefähigkeit zu gewährleisten, sind passende IT-Systeme essentiell.

Dank der Cloud-Technologie kann man von jedem Ort und rund um die Uhr auf die notwendigen Dateien zugreifen. Veränderungen können vorgenommen werden und sind sofort für alle, die sich in der „digitalen Wolke“ befinden, ersichtlich. Dabei gibt es diverse Cloud-Systeme von verschiedenen Anbietern und Varianten, deren Vor- und Nachteile im Vorfeld abgewägt werden müssen. Auch die Entscheidung, ob die Software-Systeme besser im Unternehmen auf eigenen Servern und Computern in den Bürogebäuden betrieben werden, darf nicht außer Acht gelassen werden.

Eine klare Datenstrategie ist wichtig, um mit einer unternehmensweiten Datenplattform und APIs, sowie handhabenden Analytics-Tools und Dashboards, alles Wichtige auf einen Blick zu sehen. Das ist auch wichtig, um im Falle von Problemen die Möglichkeit zu haben, einzulenken. Bei der Auswahl sollte auch unbedingt die mögliche Skalierbarkeit der Tools betrachtet werden, um auf veränderten Anforderungen in der Zukunft reagieren zu können. Zudem ist es essenziell, ausreichend Mitarbeiter in der IT zu beschäftigen, um den steigenden Anforderungen von Datenschutz und Datensicherheit gerecht zu werden. Auch Support-Teams, die Mitarbeiter bei IT-Problemen unterstützen sind unerlässlich.

Investitionen in die Digitalisierung eines Unternehmens während der Coronazeit und für danach sorgen für reibungslose Abläufe und bilden eine stabile Basis für die unmittelbare Zukunft. In vielen Fällen werden sie der Erfolgsfaktor eines Unternehmens werden.

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